policy-process.sgml

   1 <!doctype debiandoc public "-//DebianDoc//DTD DebianDoc//EN">
   2 <debiandoc>
   3   <book>
   4     <titlepag>
   5       <title>A mechanism for updating Debian Policy documents</title>
   6       <author>
   7         <name>Manoj Srivastava</name>
   8         <email>srivasta@debian.org</email>
   9       </author>
  10       <version>$Revision: 1.2 $</version>
  11       <copyright>
  12         <copyrightsummary>Copyright &#169; 2000 by Manoj Srivastava.
  13         </copyrightsummary>
  14         <p>
  15           You are given permission to redistribute this document
  16           and/or modify it under the terms of the GNU General Public
  17           License as published by the Free Software Foundation; either
  18           version 2, or (at your option) any later version.</p>
  19         <p>
  20           On Debian GNU/Linux systems, the complete text of the GNU
  21           General Public License can be found in
  22           `<var>/usr/share/common-licenses/GPL</var>'. </p>
  23       </copyright>
  24     </titlepag>
  25     <chapt>
  26       <heading>Introduction, and Administrivia</heading>
  27       <p>
  28         This document documents the current practice followed in updating
  29         Debian Policy documents. This mechanism has been designed for
  30         dealing with policy changes that are light
  31         weight and can be decided upon within the policy group, by
  32         near consensus.  In most day-to-day cases, the Policy group
  33         should and must be able to conduct Policy discussions and
  34         amendments without the intervention of the Technical Committee
  35         or other Constitutional issues.  Only in cases of extreme
  36         dispute (formal objections) should the intervention of
  37         Constitutional bodies come into play. In any other situation,
  38         the Policy group should be able to conduct business
  39         unfettered. A consequence of this goal is that formal
  40         objections should not be used lightly, else this mechanism
  41         shall be ineffective.
  42       </p>
  43       <p>
  44         It should be noted that the team responsible for the task of
  45         updating policy does not act as author or editor of Policy
  46         itself, that is the task of the Debian Policy mailing list.
  47       </p>
  48       <p>
  49         <em>In the following, the term developer refers to registered
  50           Debian developers.</em>
  51       </p>
  52       <p>A copy of this document should also be found at <url
  53       id="http://master.debian.org/%7Esrivasta/policy/"></p>
  54     </chapt>
  55     <chapt>
  56       <heading>Archives and Personnel</heading>
  57       <sect>
  58         <heading>The policy maintainers team</heading>
  59         <p>
  60           The policy document is maintained by a group of people who have
  61           access to the CVS repository for the Policy documents;
  62           however, this set of people behave more like maintainers
  63           rather than authors/editors. This group does not create
  64           policy, nor does it exercise editorial control, Policy is
  65           decided "upstream".  The group that decides on policy should
  66           be the group of developers on the Debian-policy mailing
  67           lists, which is how it was always done; so the group of
  68           policy maintainers have no real power over policy.
  69         </p>
  70         <p>
  71           Since the policy maintainers have no special powers, there
  72           is no restriction of their participattion the discussion. It
  73           is preferable to have atleast 4-5 people on the job,
  74           perhapscloser to 8, so that policy does not languish when
  75           any maintainer goes missing (we do need vacations, you know,
  76           once in a while), and since little creative power is vested
  77           in the maintainers, we do not need a central control. And
  78           the BTS can be used as a record of the action decided upon
  79           even if all maintainers are away at some time.
  80         </p>
  81       </sect>
  82       <sect>
  83         <heading>The CVS Repository</heading>
  84         <p>
  85           There is a repository set up on <tt>cvs.debian.org</tt> for
  86           this, and the people on the policy maintainer team have
  87           write access to it. The Debian policy mailing list gets
  88           copies of all the CVS commit notices
  89         </p>
  90       </sect>
  91     </chapt>
  92     <chapt>
  93       <heading>Procedures and Processes</heading>
  94
  95       <sect>
  96         <heading>Initiating discussions</heading>
  97         <p>
  98           Unlike before, when the policy editor gathered in issues
  99           which, in his view, were candidates for inclusion in policy,
 100           any one can raise an issue in the mailing list. It is
 101           advisable, but by no means mandatory, that the proposer
 102           tries an idea out on the mailing list, which can help flesh
 103           out details rapidly, and test the sentiment and the
 104           collective wisdom of the list. Discussion may be intiated by
 105           any member of the list.
 106         </p>
 107         <p>
 108           Once the proposer is satisfied that the proposal has merit
 109           (with or without trying the waters on the list), the
 110           proposer should file a <em>wishlist</em> bug against the
 111           debian-policy package. This stage can be initiated by any
 112           member of the list.
 113         </p>
 114       </sect>
 115       <sect>
 116         <heading>Creating a proposal</heading>
 117
 118         <p>
 119           Any Debian developer can create a proposal by retitling the
 120           wishlist bug in the BTS to have the subject of the form
 121           <strong>"[PROPOSED] ..."</strong>. (Note: The developer may
 122           coalesce these steps into one by directly filing a
 123           <em>wishlist</em> bug with the proper seubject format).
 124         </p>
 125         <p>
 126           This is the pre discussion period, when the idea is kicked
 127           around, and polished. There is no preset time limit, but at
 128           some point, if it is stalled, the bug should be closed. A
 129           suggested time period is 6 months, since if the
 130           proposal has had no action in that period, it is very likely
 131           dead. If six months have actually passed, the bug should be
 132           retitled <strong>"[OLD PROPOSAL] ..."</strong>, and have the
 133           severity set to fixed. The maintianers shall flush out old
 134           proposal after a a sufficiently long period of time
 135           (cetainly more than a year or so).
 136         </p>
 137         <p>
 138           developers may second the issue by emailing "seconded"
 139           to the BTS. Only registered Debian developers may
 140           second proposals.
 141         </p>
 142       </sect>
 143       <sect>
 144         <heading>Creating an Amendment</heading>
 145         <p>
 146           When a proposal in the BTS has acquired two seconds (apart
 147           from the proposer), it becomes a formal amendment. The bug
 148           severity is raised to "normal" and the bug is retitled to
 149           <strong>"[AMENDMENT DD/MM/YYY] ..."</strong>.
 150         </p>
 151         <p>
 152           The rationale behind the requirement for seconders is that
 153           it would<enumlist>
 154             <item>
 155               <p>
 156                 Encourage people to test the waters on the policy
 157                 mailing list, and this could help create an proposal
 158                 with a better chance of success</p>
 159             </item>
 160             <item>
 161               <p>
 162                 Prevent frivolous or ill conceived proposals from
 163                 wasting peoples time (If the proposal does not even
 164                 convince two developers, surely this is not ready for
 165                 inclusion in Policy?)</p>
 166             </item>
 167           </enumlist>
 168         </p>
 169         <p>
 170           The whole discussion process is meant to be light weight; If
 171           you wish the proposals to be amended, talk to the proposer,
 172           and get the amendment in. Or else, post an alternative, and
 173           let the  group decide which one is better.
 174         </p>
 175         <p>
 176           If the process gets very contentious, and needs something
 177           like votes on amendments and withdrawal of proposal, then
 178           this is not the correct forum for this, and the procedures
 179           outlined in the constitution should be followed. Note that
 180           only non-technical issues can be resolved using the general
 181           resolution protocol; technical issues would hopefully be
 182           resolved in the group itself, or the technical committee can
 183           be called upon to render a decision.
 184         </p>
 185         <p>
 186           This document is not supposed to supplant the processes
 187           outlined in the constitution, nor is it an end run around
 188           them.
 189         </p>
 190       </sect>
 191
 192       <sect>
 193         <heading>Final disposition of the proposal</heading>
 194         <sect1>
 195           <heading>An accepted amendment</heading>
 196           <p>
 197             if the amendment is accepted, the bug is marked
 198             forwarded and retitled <strong>"[ACCEPTED DD/MM/YYY]..."</strong>.
 199           </p>
 200         </sect1>
 201         <sect1>
 202           <heading>An amendment that stalls or is rejected</heading>
 203           <p>
 204             if the amendment is stalls, or otherwise fails to pass, it
 205             is retitled as <strong>"[REJECTED DD/MM/YYY] ..."</strong>
 206             and has its severity set to <tt>fixed</tt>.
 207           </p>
 208         </sect1>
 209       </sect>
 210
 211
 212       <sect>
 213         <heading>Deadlines for Tabling Discussions</heading>
 214         <p>
 215           It has been observed in the past that discussions on the
 216           mailing list devolve into endless arguments. In order to get
 217           away from the debating society aspect, at the time of the
 218           formal proposal, a deadline can be set (probably by the
 219           proposer, since they are likely to have an idea how
 220           contentious the discussion is likely to be) for ending
 221           discussion on the issue, which should rarely be less than 10
 222           days, and typically two weeks or so. I hope that a hard
 223           minimum period need not be set, and that the proposers would
 224           be reasonable, and not set too short or too long a time for
 225           discussion.
 226         </p>
 227         <p>
 228           If a consensus is reached by the policy group, then the
 229           maintainers shall enter the amendment into the Policy
 230           document, announce the inclusion in the periodic report, and
 231           release a new version.</p>
 232         <sect1>
 233           <heading>Extensions to Deadlines?</heading>
 234           <p>
 235             If a deadline is approaching, and the discussion s almost
 236             concluded (in other words, it has not reached an impasse),
 237             and the consensus on the policy group is that an extension
 238             of a week would resolve the issues better, a one-time
 239             extension could be granted. Care should be taken in
 240             exercising this option, since abusing this would merely
 241             postpone closures. Anything that is still not resolved is
 242             too contentious not to be sent to the full set of
 243             developers in a general resolution proposal.
 244           </p>
 245         </sect1>
 246       </sect>
 247       <sect>
 248         <heading>Deadlock resolution</heading>
 249         <p>
 250           Formerly, arriving at a consensus was the only way to amend
 251           Policy. That worked well when the Project was small,
 252           however, we have apparently grown out of that phase, and even
 253           the policy mailing list has grown more fractious than in the
 254           days of yore. We now need a formal process of deadlock
 255           resolution, and we need to recognize that on non-technical
 256           issues a small minority should not always hold up deployment
 257           of policy.</p>
 258         <p>
 259           If a consensus is not reached, (or if someone submits a
 260           formal objection to the proposal) and the end of the
 261           discussion period is near, then one is faced with a dilemma.
 262         </p>
 263         <sect1>
 264           <heading>Impasse on Technical Issues</heading>
 265           <p>
 266             On technical issues, popularity is a bad way of arriving
 267             at conclusions. Hopefully, the policy group would arrive
 268             at a consensus on their own. If that fails to happen, or
 269             if there is a formal objection raised on the issue, and
 270             the issue is a technical one, then the technical committee
 271             may be consulted. This should be a rare occurrence. </p>
 272         </sect1>
 273         <sect1>
 274           <heading>Non Technical and Subjective Disagreements</heading>
 275           <p>
 276             However, if the issue is non-technical and subjective,
 277             then a vote of the developers may be taken (USENET voting
 278             software should be available all over the place, right?);
 279             and a super-majority of 75% is needed to carry the
 280             amendment through. Failing the super-majority, the issue
 281             should be shelved. It may be re-submitted as a a fresh
 282             proposal after a suitable cooling off period (which should
 283             be no less than a month, typically three months being
 284             desirable, unless there are significant new
 285             developments). (Demote bug, if the BTS is being used)</p>
 286           <p>
 287             If the issue raised is especially contentious, or is
 288             deemed to be suitable for review by the full set of
 289             developers, then four or more developers can call for a
 290             hold on the proposal, and move to send the proposal to the
 291             larger developer body as a General
 292             Resolution. <strong>Note:</strong> The constitution may
 293             have additional requirements for submitting a General
 294             Resolution, for example, a minimum number of seconders,
 295             etc.
 296           </p>
 297         </sect1>
 298       </sect>
 299     </chapt>
 300
 301   </book>
 302 </debiandoc>