policy-process.sgml

   1 <!doctype debiandoc public "-//DebianDoc//DTD DebianDoc//EN">
   2 <debiandoc>
   3   <book>
   4     <titlepag>
   5       <title>A mechanism for updating Debian Policy documents</title>
   6       <author>
   7         <name>Manoj Srivastava</name>
   8         <email>srivasta@debian.org</email>
   9       </author>
  10       <version>$Revision: 1.5 $</version>
  11       <copyright>
  12         <copyrightsummary>Copyright &copy; 2000 by Manoj Srivastava.
  13         </copyrightsummary>
  14         <p>
  15           You are given permission to redistribute this document
  16           and/or modify it under the terms of the GNU General Public
  17           License as published by the Free Software Foundation; either
  18           version 2, or (at your option) any later version.</p>
  19         <p>
  20           On Debian GNU/Linux systems, the complete text of the GNU
  21           General Public License can be found in
  22           <tt>/usr/share/common-licenses/GPL</tt>. </p>
  23       </copyright>
  24     </titlepag>
  25     <toc detail="sect">
  26     <chapt>
  27       <heading>Introduction, and Administrivia</heading>
  28       <p>
  29         This document documents the current practice followed in updating
  30         Debian Policy documents. This mechanism has been designed for
  31         dealing with policy changes that are light
  32         weight and can be decided upon within the policy group, by
  33         near consensus.  In most day-to-day cases, the Policy group
  34         should and must be able to conduct Policy discussions and
  35         amendments without the intervention of the Technical Committee
  36         or other Constitutional issues.  Only in cases of extreme
  37         dispute (formal objections) should the intervention of
  38         Constitutional bodies come into play. In any other situation,
  39         the Policy group should be able to conduct business
  40         unfettered. A consequence of this goal is that formal
  41         objections should not be used lightly, else this mechanism
  42         shall be ineffective.
  43       </p>
  44       <p>
  45         It should be noted that the team responsible for the task of
  46         updating policy does not act as author or editor of Policy
  47         itself, that is the task of the Debian Policy mailing list.
  48       </p>
  49       <p>
  50         <em>In the following, the term developer refers to registered
  51           Debian developers.</em>
  52       </p>
  53       <p>A copy of this document should also be found at <url
  54       id="http://master.debian.org/~srivasta/policy/"></p>
  55     </chapt>
  56     <chapt>
  57       <heading>Archives and Personnel</heading>
  58       <sect>
  59         <heading>The policy maintainers team</heading>
  60         <p>
  61           The policy document is maintained by a group of people who have
  62           access to the CVS repository for the Policy documents;
  63           however, this set of people behave more like maintainers
  64           rather than authors/editors. This group does not create
  65           policy, nor does it exercise editorial control, Policy is
  66           decided "upstream".  The group that decides on policy should
  67           be the group of developers on the debian-policy mailing
  68           list, which is how it was always done; so the group of
  69           policy maintainers have no real power over policy.
  70         </p>
  71         <p>
  72           Since the policy maintainers have no special powers, there
  73           is no restriction of their participattion the discussion. It
  74           is preferable to have at least 4-5 people on the job,
  75           perhaps closer to 8, so that policy does not languish when
  76           any maintainer goes missing (we do need vacations, you know,
  77           once in a while), and since little creative power is vested
  78           in the maintainers, we do not need a central control. And
  79           the BTS can be used as a record of the action decided upon
  80           even if all maintainers are away at some time.
  81         </p>
  82       </sect>
  83       <sect>
  84         <heading>The CVS Repository</heading>
  85         <p>
  86           There is a repository set up on <tt>cvs.debian.org</tt> for
  87           this, and the people on the policy maintainer team have
  88           write access to it. The Debian policy mailing list gets
  89           copies of all the CVS commit notices.
  90         </p>
  91       </sect>
  92     </chapt>
  93     <chapt>
  94       <heading>Procedures and Processes</heading>
  95
  96       <sect>
  97         <heading>Initiating discussions</heading>
  98         <p>
  99           Unlike before, when the policy editor gathered in issues
 100           which, in his view, were candidates for inclusion in policy,
 101           any one can raise an issue in the mailing list. It is
 102           advisable, but by no means mandatory, that the proposer
 103           tries an idea out on the mailing list, which can help flesh
 104           out details rapidly, and test the sentiment and the
 105           collective wisdom of the list. Discussion may be intiated by
 106           any member of the list.
 107         </p>
 108         <p>
 109           Once the proposer is satisfied that the proposal has merit
 110           (with or without trying the waters on the list), the
 111           proposer should file a <em>wishlist</em> bug against the
 112           debian-policy package. This stage can be initiated by any
 113           member of the list.
 114         </p>
 115       </sect>
 116       <sect>
 117         <heading>Creating a proposal</heading>
 118
 119         <p>
 120           Any Debian developer can create a proposal by retitling the
 121           wishlist bug in the BTS to have the subject of the form
 122           <strong>"[PROPOSED] ..."</strong> or
 123           <strong>"[PROPOSAL] ..."</strong>. (Note: The developer may
 124           coalesce these steps into one by directly filing a
 125           <em>wishlist</em> bug with the proper subject format).
 126         </p>
 127         <p>
 128           This is the pre-discussion period, when the idea is kicked
 129           around, and polished. There is no preset time limit, but at
 130           some point, if it is stalled, the bug should be closed. A
 131           suggested time period is 6 months, since if the
 132           proposal has had no action in that period, it is very likely
 133           dead. If six months have actually passed, the bug should be
 134           retitled <strong>"[OLD PROPOSAL] ..."</strong>, and have the
 135           severity set to fixed. The maintainers shall flush out old
 136           proposals after a a sufficiently long period of time has
 137           elapsed (certainly more than a year or so after the initial
 138           proposal).
 139         </p>
 140         <p>
 141           Developers may second the issue by emailing a message
 142           containing the text "seconded" to the proposal in the
 143           BTS. Only registered Debian developers may second proposals.
 144         </p>
 145       </sect>
 146       <sect>
 147         <heading>Creating an Amendment</heading>
 148         <p>
 149           When a proposal in the BTS has acquired two seconds (apart
 150           from the proposer), it becomes a formal amendment. The bug
 151           severity is raised to "normal" and the bug is retitled to
 152           <strong>"[AMENDMENT DD/MM/YYYY] ..."</strong>.
 153         </p>
 154         <p>
 155           The rationale behind the requirement for seconders is that
 156           it would<enumlist>
 157             <item>
 158               <p>
 159                 Encourage people to test the waters on the policy
 160                 mailing list, and this could help create an proposal
 161                 with a better chance of success</p>
 162             </item>
 163             <item>
 164               <p>
 165                 Prevent frivolous or ill conceived proposals from
 166                 wasting peoples time (if the proposal does not even
 167                 convince two developers, surely this is not ready for
 168                 inclusion in Policy?)</p>
 169             </item>
 170           </enumlist>
 171         </p>
 172         <p>
 173           The whole discussion process is meant to be lightweight; if
 174           you wish the proposals to be amended, talk to the proposer,
 175           and get the amendment in. Or else, post an alternative, and
 176           let the  group decide which one is better.
 177         </p>
 178         <p>
 179           If the process gets very contentious, and needs something
 180           like votes on amendments and withdrawal of proposal, then
 181           this is not the correct forum for this, and the procedures
 182           outlined in the constitution should be followed. Note that
 183           only non-technical issues can be resolved using the general
 184           resolution protocol; technical issues would hopefully be
 185           resolved in the group itself, or the technical committee can
 186           be called upon to render a decision.
 187         </p>
 188         <p>
 189           This document is not supposed to supplant the processes
 190           outlined in the constitution, nor is it intended to run
 191           around them.
 192         </p>
 193       </sect>
 194
 195       <sect>
 196         <heading>Final disposition of the proposal</heading>
 197         <sect1>
 198           <heading>An accepted amendment</heading>
 199           <p>
 200             If the amendment is accepted, the bug is marked
 201             forwarded and retitled
 202             <strong>"[ACCEPTED DD/MM/YYYY] ..."</strong>.
 203           </p>
 204         </sect1>
 205         <sect1>
 206           <heading>An amendment that stalls or is rejected</heading>
 207           <p>
 208             If the amendment is stalls, or otherwise fails to pass, it
 209             is retitled as <strong>"[REJECTED DD/MM/YYYY] ..."</strong>
 210             and has its severity set to <tt>fixed</tt>.
 211           </p>
 212         </sect1>
 213       </sect>
 214
 215
 216       <sect>
 217         <heading>Deadlines for Tabling Discussions</heading>
 218         <p>
 219           It has been observed in the past that discussions on the
 220           mailing list tend to devolve into endless arguments. In
 221           order to get away from the debating society aspect, at the
 222           time of the formal proposal, a deadline can be set (probably
 223           by the proposer, since they are likely to have an idea how
 224           contentious the discussion is likely to be) for ending
 225           discussion on the issue, which should rarely be less than 10
 226           days, and typically two weeks or so. I hope that a hard
 227           minimum period need not be set, and that the proposers would
 228           be reasonable, and not set too short or too long a time for
 229           discussion.
 230         </p>
 231         <p>
 232           If a consensus is reached by the policy group, then the
 233           maintainers shall enter the amendment into the Policy
 234           document, announce the inclusion in the periodic report, and
 235           release a new version.</p>
 236         <sect1>
 237           <heading>Extensions to Deadlines?</heading>
 238           <p>
 239             If a deadline is approaching, and the discussion is almost
 240             concluded (in other words, it has not reached an impasse),
 241             and the consensus on the policy group is that an extension
 242             of a week would resolve the issues better, a one-time
 243             extension could be granted. Care should be taken in
 244             exercising this option, since abusing this would merely
 245             postpone closures. Anything that is still not resolved is
 246             too contentious not to be sent to the full set of
 247             developers in a general resolution proposal.
 248           </p>
 249         </sect1>
 250       </sect>
 251       <sect>
 252         <heading>Deadlock resolution</heading>
 253         <p>
 254           Formerly, arriving at a consensus was the only way to amend
 255           Policy. That worked well when the Project was small,
 256           however, we have apparently grown out of that phase, and even
 257           the policy mailing list has grown more fractious than in the
 258           days of yore. We now need a formal process of deadlock
 259           resolution, and we need to recognize that on non-technical
 260           issues a small minority should not always hold up deployment
 261           of policy.</p>
 262         <p>
 263           If a consensus is not reached, (or if someone submits a
 264           formal objection to the proposal) and the end of the
 265           discussion period is near, then one is faced with a dilemma.
 266         </p>
 267         <sect1>
 268           <heading>Impasse on Technical Issues</heading>
 269           <p>
 270             On technical issues, popularity is a bad way of arriving
 271             at conclusions. Hopefully, the policy group would arrive
 272             at a consensus on their own. If that fails to happen, or
 273             if there is a formal objection raised on the issue, and
 274             the issue is a technical one, then the technical committee
 275             may be consulted. This should be a rare occurrence. </p>
 276         </sect1>
 277         <sect1>
 278           <heading>Non Technical and Subjective Disagreements</heading>
 279           <p>
 280             However, if the issue is non-technical and subjective,
 281             then a vote of the developers may be taken (USENET voting
 282             software should be available all over the place, right?),
 283             and a super-majority of 75% is needed to carry the
 284             amendment through. Failing the super-majority, the issue
 285             should be shelved. It may be re-submitted as a a fresh
 286             proposal after a suitable cooling off period (which should
 287             be no less than a month, typically three months being
 288             desirable, unless there are significant new
 289             developments). (Demote bug, if the BTS is being used)</p>
 290           <p>
 291             If the issue raised is especially contentious, or is
 292             deemed to be suitable for review by the full set of
 293             developers, then four or more developers can call for a
 294             hold on the proposal, and move to send the proposal to the
 295             larger developer body as a General
 296             Resolution. <strong>Note:</strong> The constitution may
 297             have additional requirements for submitting a General
 298             Resolution, for example, a minimum number of seconders,
 299             etc.
 300           </p>
 301         </sect1>
 302       </sect>
 303     </chapt>
 304
 305   </book>
 306 </debiandoc>