proposal.sgml

   1 <!doctype debiandoc public "-//DebianDoc//DTD DebianDoc//EN">
   2 <debiandoc>
   3   <book>
   4     <titlepag>
   5       <title>PROPOSAL: A mechanism for updating Debian Policy documents</title>
   6       <author>
   7         <name>Manoj Srivastava</name>
   8         <email>srivasta@debian.org</email>
   9       </author>
  10       <version>$Id: proposal.sgml,v 1.1 1998/08/07 19:22:40 srivasta Exp $</version>
  11       <copyright>
  12         <copyrightsummary>
  13           This document is copyright 1998 Manoj Srivastava. Anyone is
  14           given permission to distribute this under the Freee software
  15           foundations General Public Licence, Version 2, or any later
  16           version, at your convenience.
  17         </copyrightsummary>
  18       </copyright>
  19     </titlepag>
  20     <chapt>
  21       <heading>Introduction, and adminstrivia</heading>
  22       <p>
  23         This is a proposal for creating a process through which the
  24         Debian Policy documents are to be maintained and updated, it
  25         sets forth the processes, and also calls for the creation of a
  26         team responsible for the task of updating policy, however,
  27         this team does not act as author or editor of Policy it self,
  28         that is the task of the Debian Policy mailing list.
  29       </p>
  30       <sect>
  31         <heading>Deadline for tabling the discussion</heading>
  32         <p>
  33           I decided to use the suggested "usual" period of two weeks
  34           for this proposal. Therefore, this proposal needs to be
  35           acted upon before August the 22nd, 1998.
  36         </p>
  37       </sect>
  38       <sect>
  39         <heading>People Seconding the proposal</heading>
  40         <p>
  41           Well, since Michael Alan Dorman and Richard Braakman have
  42           volunteered to serve on the policy maintainer team, I think
  43           they have no objection to being seconds.<enumlist>
  44             <item>
  45               <p>Michael Alan Dorman <email>mdorman@debian.org</email></p>
  46             </item>
  47             <item>
  48               <p>Richard Braakman <email>dark@xs4all.nl</email></p>
  49             </item>
  50           </enumlist>
  51         </p>
  52       </sect>
  53     </chapt>
  54     <chapt>
  55       <heading>Archives and personnel</heading>
  56       <sect>
  57         <heading>The policy maintainers team</heading>
  58         <p>
  59           I propose we select/install a group of people who have
  60           access to the CVS repository for the Policy documents;
  61           however, this set of people behave more like maintainers
  62           rather than authors/editors. This group does not create
  63           policy, not does it excersice editorial control, Policy is
  64           decided "upstream".  The group that decides on policy should
  65           be the group of developers on the Debian-policy mailing
  66           lists, which is how it was always done; so the group of
  67           policy maintainers have no real power over policy. Since
  68           they would have access to the CVS repository I guess it is
  69           desirable that the people so appointed be ``mature'',
  70           however that is determined.
  71         </p>
  72         <p>
  73           I think that since the policy maintainers have no special
  74           powers, there is no need to restrict their participation in
  75           the discussion. We do need to have at least 4-5 people on
  76           the job, preferably closer to 8, so that policy does not
  77           languish when any maintainer goes missing (we do need
  78           vacations, you know, once in a while), and since little
  79           creative power is vested in the maintainers, we do not need
  80           a central control. And the archives of the list can be used
  81           as a record of the action decided upon even if all
  82           maintainers are away at some time.
  83         </p>
  84       </sect>
  85       <sect>
  86         <heading>The CVS Repository</heading>
  87         <p>
  88           There should be a repository set up on
  89           <tt>cvs.debian.org</tt> for this, with the people on the
  90           policy maintainer team having write access to it.
  91         </p>
  92         <p>
  93           The repository should contain all the packages under the
  94           control of the team, and also should have anrea where the
  95           weekly status document is kep; once the document is under
  96           CVS, it should be a simple matter to script exporting the
  97           document out to a place where the web server can serve it,
  98           as well as create the weekly posting to
  99           <tt>debian-poilcy</tt> and <tt>debian-devel</tt> mailing
 100           lists. This document could also be kept under CVS then.</p>
 101       </sect>
 102     </chapt>
 103     <chapt>
 104       <heading>Procedures and processes</heading>
 105       <sect>
 106         <heading>Proposing amendments to the Policy</heading>
 107         <p>
 108           Unlike before, when the policy editor gathered in issues
 109           which, in his view, were candidates for inclusion in policy,
 110           I propose that issues are brought up in the policy group,
 111           and, if the initial discussion warrants it, any developer,
 112           with at least two(?) seconds can formally propose as a
 113           policy amendment.
 114         </p>
 115         <p>
 116           The rationale behind the requirement for senconders is that
 117           it would<enumlist>
 118             <item>
 119               <p>
 120                 Encourage people to test the waters on the policy
 121                 mailing list, and this could help create an proposal
 122                 with a better chance of success</p>
 123             </item>
 124             <item>
 125               <p>
 126                 Prevent frivoulous or ill concieved proposals from
 127                 wasting peoples time (If the proposal does not even
 128                 convince two developers, surely this is not ready for
 129                 inclusion in Policy?)</p>
 130             </item>
 131           </enumlist>
 132         </p>
 133         <sect1>
 134           <heading>Notifications and status reports</heading>
 135           <p>
 136             Periodically, possibly weekly, a summary of current policy
 137             topics can be posted to the Developers mailing list, as
 138             well as to the policy mailing list. The list of topics
 139             should be posted on the web as well.</p>
 140           <p>
 141             If the current topic list is kept in CVS, then a simple
 142             script could handle both the tasks, and all the
 143             maintainers need do is keep the CVS repository up do
 144             date. If the Bug tracking system is used, this may be
 145             semi-automated too.</p>
 146           <p>
 147             Amendments to policy that have been accepted by the policy
 148             group shall also be part of the notification.</p>
 149         </sect1>
 150       </sect>
 151       <sect>
 152         <heading>Deadlines for tabling discussions</heading>
 153         <p>
 154           It has been observed in the past that discussions on the
 155           mailing list devolve into endless arguments. In order to get
 156           away from the debating society aspect, at the time of the
 157           formal proposal,a deadline can be set (probably by the
 158           proposer, since they are likely to have an idea how
 159           contentious the discussion is likely to be) for ending
 160           discussion on the issue, which should rarely be less than 10
 161           days, and typically two weeks or so. I hope that a hard
 162           minimum period need not be set, and that the proposers would
 163           be reasonable, and not set too short or too long a time for
 164           discussion.
 165         </p>
 166         <p>
 167           If a consensus is reached by the policy group, then the
 168           maintianers shall enter the amendment into the Policy
 169           document, announce the inclusion in the periodic report, and
 170           release a new version.</p>
 171         <sect1>
 172           <heading>Extensions to deadlines?</heading>
 173           <p>
 174             If a deadline is approaching, and the discussion s almost
 175             concluded (in other words, it has not reached an impasse),
 176             and the consensus on the policy group is that an extension
 177             of a week would resolve the issues better, a one-time
 178             extention could be granted. Care should be taken in
 179             exercising this option, since abusing this would merely
 180             postpone closures. </p>
 181         </sect1>
 182       </sect>
 183       <sect>
 184         <heading>Deadlock resolution</heading>
 185         <p>
 186           Formerly, arriving at a consensus was the only way to amend
 187           Policy. That worked well when the Project was small,
 188           however, we have aparently grown out of that phase, and even
 189           the policy mailing list has grown more fractious than in the
 190           days of yore. We now need a formal process of deadlock
 191           resolution, and we need to recognize that on non-technical
 192           issues a small minority should not always hold up deployment
 193           of policy.</p>
 194         <p>
 195           If a consensus is not reached, (or if someone submits a
 196           formal objection to the proposal) and the end of the
 197           discussion period is near, then one is faced with a dilemma.
 198         </p>
 199         <sect1>
 200           <heading>Impasse on technical issues</heading>
 201           <p>
 202             On technical issues, popularity is a bad way of arriving
 203             at conclusions. Hopefully, the policy group would arrive
 204             at a consensus on their own. If that fails to happen, or
 205             if there is a formal objection raised on the issue, and
 206             the issue is a technical one, then the technical committee
 207             may be consulted. This should be a rare occurrence. </p>
 208         </sect1>
 209         <sect1>
 210           <heading>Non technical and subjective disagreements</heading>
 211           <p>
 212             However, if the issue is non-technical and subjective,
 213             then a vote of the developers may be taken (USENET voting
 214             software should be available all over the place, right?);
 215             and a super-majority of 75% is needed to carry the
 216             amendment through. Failing the super-majority, the issue
 217             should be shelved. It may be re-submitted as a a fresh
 218             proposal after a suitable cooling off period (which should
 219             be no less than a month, typically three months being
 220             desirable, unless there are significant new
 221             developments). (Demote bug, if the BTS is being used)</p>
 222         </sect1>
 223       </sect>
 224       <sect>
 225         <heading>Using the bug tracking system</heading>
 226         <p>
 227           A fascinating sub proposal has been that we use the bug
 228           tracking system to track policy amendments in progress. If
 229           this is used, we may intiate discussions in the policy group
 230           by filing wish-list bugs (note: this should be open to
 231           anyone at all)</p>
 232         <p>
 233           Formal proposals should be treated as normal bugs, and after
 234           the discussion period are either closed (when incorporated
 235           in policy, or roundly rejected as undesirable), or are
 236           demoted to (forwarded?) wish list bugs. I like them being
 237           demoted to forwarded status, since the upstream authors (the
 238           policy mailing list) has already had a stab at them, and
 239           they have been shelved until furhter notice. </p>
 240         <p>
 241           I think that the Policy is critical enough for the project
 242           that any real flaws in the policy be automatically be deemed
 243           important bugs, unless they affect release management.</p>
 244       </sect>
 245     </chapt>
 246   </book>
 247 </debiandoc>