proposal.sgml

   1 <!doctype debiandoc public "-//DebianDoc//DTD DebianDoc//EN">
   2 <debiandoc>
   3   <book>
   4     <titlepag>
   5       <title>PROPOSAL: A mechanism for updating Debian Policy documents</title>
   6       <author>
   7         <name>Manoj Srivastava</name>
   8         <email>srivasta@debian.org</email>
   9       </author>
  10       <version>$Revision: 1.4 $</version>
  11       <copyright>
  12         <copyrightsummary>
  13           This document is copyright 1998 Manoj Srivastava. Anyone is
  14           given permission to distribute this under the Freee software
  15           foundations General Public Licence, Version 2, or any later
  16           version, at your convenience.
  17         </copyrightsummary>
  18       </copyright>
  19     </titlepag>
  20     <chapt>
  21       <heading>Introduction, and adminstrivia</heading>
  22       <p>
  23         This is a proposal for creating a process through which the
  24         Debian Policy documents are to be maintained and updated, it
  25         sets forth the processes, and also calls for the creation of a
  26         team responsible for the task of updating policy, however,
  27         this team does not act as author or editor of Policy it self,
  28         that is the task of the Debian Policy mailing list.
  29       </p>
  30       <p>A copy of this document should also be found at <url
  31       id="http://master.debian.org/%7Esrivasta/policy/"></p>
  32       <sect>
  33         <heading>Deadline for tabling the discussion</heading>
  34         <p>
  35           I decided to use the suggested "usual" period of two weeks
  36           for this proposal. Therefore, this proposal needs to be
  37           acted upon before August the 22nd, 1998.
  38         </p>
  39       </sect>
  40       <sect>
  41         <heading>People Seconding the proposal</heading>
  42         <p>
  43           Well, since Michael Alan Dorman and Richard Braakman have
  44           volunteered to serve on the policy maintainer team, I think
  45           they have no objection to being seconds.<enumlist>
  46             <item>
  47               <p>Michael Alan Dorman <email>mdorman@debian.org</email></p>
  48             </item>
  49             <item>
  50               <p>Richard Braakman <email>dark@xs4all.nl</email></p>
  51             </item>
  52           </enumlist>
  53         </p>
  54       </sect>
  55     </chapt>
  56     <chapt>
  57       <heading>Archives and personnel</heading>
  58       <sect>
  59         <heading>The policy maintainers team</heading>
  60         <p>
  61           I propose we select/install a group of people who have
  62           access to the CVS repository for the Policy documents;
  63           however, this set of people behave more like maintainers
  64           rather than authors/editors. This group does not create
  65           policy, not does it excersice editorial control, Policy is
  66           decided "upstream".  The group that decides on policy should
  67           be the group of developers on the Debian-policy mailing
  68           lists, which is how it was always done; so the group of
  69           policy maintainers have no real power over policy. Since
  70           they would have access to the CVS repository I guess it is
  71           desirable that the people so appointed be ``mature'',
  72           however that is determined.
  73         </p>
  74         <p>
  75           I think that since the policy maintainers have no special
  76           powers, there is no need to restrict their participation in
  77           the discussion. We do need to have at least 4-5 people on
  78           the job, preferably closer to 8, so that policy does not
  79           languish when any maintainer goes missing (we do need
  80           vacations, you know, once in a while), and since little
  81           creative power is vested in the maintainers, we do not need
  82           a central control. And the archives of the list can be used
  83           as a record of the action decided upon even if all
  84           maintainers are away at some time.
  85         </p>
  86       </sect>
  87       <sect>
  88         <heading>The CVS Repository</heading>
  89         <p>
  90           There should be a repository set up on
  91           <tt>cvs.debian.org</tt> for this, with the people on the
  92           policy maintainer team having write access to it.
  93         </p>
  94         <p>
  95           The repository should contain all the packages under the
  96           control of the team, and also should have anrea where the
  97           weekly status document is kep; once the document is under
  98           CVS, it should be a simple matter to script exporting the
  99           document out to a place where the web server can serve it,
 100           as well as create the weekly posting to
 101           <tt>debian-poilcy</tt> and <tt>debian-devel</tt> mailing
 102           lists. This document could also be kept under CVS then.</p>
 103       </sect>
 104     </chapt>
 105     <chapt>
 106       <heading>Procedures and processes</heading>
 107       <sect>
 108         <heading>Proposing amendments to the Policy</heading>
 109         <p>
 110           Unlike before, when the policy editor gathered in issues
 111           which, in his view, were candidates for inclusion in policy,
 112           I propose that issues are brought up in the policy group,
 113           and, if the initial discussion warrants it, any developer,
 114           with at least two(?) seconds can formally propose as a
 115           policy amendment.
 116         </p>
 117         <p>
 118           The rationale behind the requirement for senconders is that
 119           it would<enumlist>
 120             <item>
 121               <p>
 122                 Encourage people to test the waters on the policy
 123                 mailing list, and this could help create an proposal
 124                 with a better chance of success</p>
 125             </item>
 126             <item>
 127               <p>
 128                 Prevent frivoulous or ill concieved proposals from
 129                 wasting peoples time (If the proposal does not even
 130                 convince two developers, surely this is not ready for
 131                 inclusion in Policy?)</p>
 132             </item>
 133           </enumlist>
 134         </p>
 135         <sect1>
 136           <heading>Notifications and status reports</heading>
 137           <p>
 138             Periodically, possibly weekly, a summary of current policy
 139             topics can be posted to the Developers mailing list, as
 140             well as to the policy mailing list. The list of topics
 141             should be posted on the web as well.</p>
 142           <p>
 143             If the current topic list is kept in CVS, then a simple
 144             script could handle both the tasks, and all the
 145             maintainers need do is keep the CVS repository up do
 146             date. If the Bug tracking system is used, this may be
 147             semi-automated too.</p>
 148           <p>
 149             Amendments to policy that have been accepted by the policy
 150             group shall also be part of the notification.</p>
 151         </sect1>
 152       </sect>
 153       <sect>
 154         <heading>Deadlines for tabling discussions</heading>
 155         <p>
 156           It has been observed in the past that discussions on the
 157           mailing list devolve into endless arguments. In order to get
 158           away from the debating society aspect, at the time of the
 159           formal proposal,a deadline can be set (probably by the
 160           proposer, since they are likely to have an idea how
 161           contentious the discussion is likely to be) for ending
 162           discussion on the issue, which should rarely be less than 10
 163           days, and typically two weeks or so. I hope that a hard
 164           minimum period need not be set, and that the proposers would
 165           be reasonable, and not set too short or too long a time for
 166           discussion.
 167         </p>
 168         <p>
 169           If a consensus is reached by the policy group, then the
 170           maintianers shall enter the amendment into the Policy
 171           document, announce the inclusion in the periodic report, and
 172           release a new version.</p>
 173         <sect1>
 174           <heading>Extensions to deadlines?</heading>
 175           <p>
 176             If a deadline is approaching, and the discussion s almost
 177             concluded (in other words, it has not reached an impasse),
 178             and the consensus on the policy group is that an extension
 179             of a week would resolve the issues better, a one-time
 180             extention could be granted. Care should be taken in
 181             exercising this option, since abusing this would merely
 182             postpone closures. </p>
 183         </sect1>
 184       </sect>
 185       <sect>
 186         <heading>Deadlock resolution</heading>
 187         <p>
 188           Formerly, arriving at a consensus was the only way to amend
 189           Policy. That worked well when the Project was small,
 190           however, we have aparently grown out of that phase, and even
 191           the policy mailing list has grown more fractious than in the
 192           days of yore. We now need a formal process of deadlock
 193           resolution, and we need to recognize that on non-technical
 194           issues a small minority should not always hold up deployment
 195           of policy.</p>
 196         <p>
 197           If a consensus is not reached, (or if someone submits a
 198           formal objection to the proposal) and the end of the
 199           discussion period is near, then one is faced with a dilemma.
 200         </p>
 201         <sect1>
 202           <heading>Impasse on technical issues</heading>
 203           <p>
 204             On technical issues, popularity is a bad way of arriving
 205             at conclusions. Hopefully, the policy group would arrive
 206             at a consensus on their own. If that fails to happen, or
 207             if there is a formal objection raised on the issue, and
 208             the issue is a technical one, then the technical committee
 209             may be consulted. This should be a rare occurrence. </p>
 210         </sect1>
 211         <sect1>
 212           <heading>Non technical and subjective disagreements</heading>
 213           <p>
 214             However, if the issue is non-technical and subjective,
 215             then a vote of the developers may be taken (USENET voting
 216             software should be available all over the place, right?);
 217             and a super-majority of 75% is needed to carry the
 218             amendment through. Failing the super-majority, the issue
 219             should be shelved. It may be re-submitted as a a fresh
 220             proposal after a suitable cooling off period (which should
 221             be no less than a month, typically three months being
 222             desirable, unless there are significant new
 223             developments). (Demote bug, if the BTS is being used)</p>
 224         </sect1>
 225       </sect>
 226       <sect>
 227         <heading>Using the bug tracking system</heading>
 228         <p>
 229           A fascinating sub proposal has been that we use the bug
 230           tracking system to track policy amendments in progress. If
 231           this is used, we may intiate discussions in the policy group
 232           by filing wish-list bugs (note: this should be open to
 233           anyone at all)</p>
 234         <p>
 235           Formal proposals should be treated as normal bugs, and after
 236           the discussion period are either closed (when incorporated
 237           in policy, or roundly rejected as undesirable), or are
 238           demoted to (forwarded?) wish list bugs. I like them being
 239           demoted to forwarded status, since the upstream authors (the
 240           policy mailing list) has already had a stab at them, and
 241           they have been shelved until furhter notice. </p>
 242         <p>
 243           I think that the Policy is critical enough for the project
 244           that any real flaws in the policy be automatically be deemed
 245           important bugs, unless they affect release management.</p>
 246       </sect>
 247     </chapt>
 248   </book>
 249 </debiandoc>